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第七章职位分析

第一节职位分析概述

一、职位分析的含义

(一)定义与内涵

职位分析是指了解组织内的一种职位并以一种格式把与这种职位有关的信息描述出来,从而使其他人能了解这种职位的过程。

职位分析提供的信息可以用6W+1H来概括,具体如下:

Who,谁来完成这些工作?

What,这一职位的具体工作内容是什么?

When,工作的时间安排是什么?

Where,这些工作在哪里进行?

Why,从事这些工作的目的是什么?

For who,这些工作的服务对象是谁?

How,如何进行这些工作?

(二)职位分析的结果

1、职位描述

2、职位规范

通过职位分析,我们要回答或者说要解决如下两个主要问题:

某职位是做什么事情的?什么样的人来做这些事情最合适?

(三)与职位分析相关的概念

行动(action)

任务(task)

职责(responsibility)

岗位(position)

职位(job)

职位族(job family)

职业(occupation)

职业生涯(career)

(四)职位分析的作用和意义

1、职位分析为其他人力资源管理活动提供依据。它为人力资源管理提供了一个平台,人力资源其他所有的职能活动应当说都是在此基础上展开进行的。

1)为人力资源规划提供了必要的信息

2)为人员招聘录用提供了明确的标准

3)为人员的培训与开发提供了明确的依据

4)为制定公平合理的薪酬政策奠定了基础

5)为科学的绩效管理提供了帮助

6)职位分析对企业的管理具有一定的溢出效应。

第二节职位分析的具体实施

一、职位分析的时机

1、新成立的企业。2、由于战略的调整、业务的发展,使工作内容和工作性质发生变化。3、企业由于技术创新和劳动生产率提高,需重新定岗和定员。

二、建立制度的需要

企业没有进行过职位分析。

三、职位分析的步骤

1、准备阶段

1)确定职位分析的目的和用途。

2)成立职位分析小组。小组一般由以下三类人员组成:

企业的高层领导;职位分析人员;外部的专家和顾问。

3)对职位分析人员进行培训。

2、调查阶段

1)制定职位分析的时间计划进度表。

2)根据职位分析的目的,选择搜集工作内容及相关信息的方法。

3)搜集工作的背景资料。

4)搜集职位的相关信息。

3、分析阶段

1)整理资料

2)审查资料

3)分析资料。在分析资料时应遵循的原则有:对工作活动是分析而不是罗列。针对的是职位而不是人。分析要以当前的工作为依据。

4、完成阶段

1)编写职位说明书。

2)对整个职位分析过程进行总结,以利于以后更好地进行职位分析。

3)将职位分析结果运用于人力资源管理及企业管理的相关方面,真正发挥职位分析的作用。

需要强调的是,作为人力资源管理的一项活动,职位分析是一个连续不断的动态过程,应当根据企业的发展变化随时进行这项工作,使职位说明书能及时地反应职位的变化情况。

四、职位说明书的编写

1、职位描述(TRDs):反映职位的工作情况,是关于职位所从事或承担的任务、职责以及责任的目录清单。

2、职位规范(KSAOs):反映了职位对承担这些工作的人的要求,是人们为了完成这些工作活动所必须具备的知识、技能、能力和其他特征的目录清单。

3、一份完整的职位说明书应包括的具体项目:

职位标识;职位概要;履行职责;业绩标准;工作关系;使用设备;工作的环境和工作条件;任职资格;其他信息。

1)职位标识,这就如同职位的一个标签,让人们能够对职位有一个直观的印象,一般要包括以下几项内容:

职位编号

职位名称

所属部门

直接上级

职位薪点

职位概要

2)职位概要,就是要用一句或几句比较简练的话来说明这一职位的主要工作职责,要让一个对这一职位毫无了解的人一看职位概要就知道它大概要承担哪些职责。

例如人力资源部经理的职位概要可以这样描述,“制定、实施公司的人力资源战略和年度规划,主持制定完善人力资源管理制度以及相关政策,指导解决公司人力资源管理中存在的问题,努力提高员工的绩效水平和工作满意度,塑造一支敬职敬业、团队协助的员工队伍,为实现公司的经营目标和战略意图提供人力资源支持。”

公司前台的职位概要则要这样描述,“承担公司前台服务工作,接待安排客户的来电、来访,负责员工午餐餐券、报刊杂志的发放、管理等行政服务工作,维护公司良好的形象。”

3)履行职责

履行职责,就是职位概要的具体细化,要描述出这一职位承担的职责以及每项职责的主要任务活动。

首先,要将职位所有的工作活动划分为几项职责,然后再将每项职责进行进一步的细分,分解为不同的任务。

要准确地使用动词。下面是一些常用的动词举例:

履行职责描述的示例

职责

任务

设备保养

1、根据保养时间要求更换零部件以及添加润滑剂。

2、保持对机器设备所做保养的所有记录。

3、定期检查机器设备上的量器和负荷指示器,以发现可能表明设备出现问题的不正常现象。

4、根据要求完成非常规性保养任务。

5、承担对执行维护任务的操作工进行有限监督和培训的任务。

设备修理

1、对设备进行检查并提出报废或修理某一零部件的建议。

2、如果设备需要被修理,则需要采取任何必要的措施来使该零部件恢复正常工作。其中包括使用各种手工工具和设备来对该零部件进行部分或者全部的重组。最主要的是内燃机和水压机的全面大修以及故障排除。

测试与批准

1、确保所有要求完成的保养和维修工作均已完成,并且必须是按照设备生产商所提供的说明书来进行的保养和维修。

2、批准或否决某设备已经达到在某工作中被使用的条件。

库存保持

1、保持设备保养和维修所需要的库存零部件。

2、以最低的成本,采购令人满意的零部件。

其他职责

上级分配的其他临时性任务

 

职责排列的原则

如果某一职位是由多项职责组成的,那么就要将这些职责按照一定的顺序进行排列,而不能是胡乱的堆砌。

 

在排列职责时有两个原则:

按照这些职责的内在逻辑顺序进行排列,也就是说如果某一职位的职责具有逻辑上的先后顺序,那么就要按照这一顺序进行排列。

按照各项职责所占用的时间多少进行排列。

4)业绩标准与工作关系

业绩标准,就是职位上每项职责工作业绩的衡量要素和衡量标准,衡量要素是指对于每项职责,应当从哪些方面来衡量它是完成的好还是完成的不好;衡量标准则是指这些要素必须达到的最低要求,这一标准可以是具体的数字,也可以是百分比。

工作关系,主要是指某一职位在正常工作的情况下主要与企业内部哪些部门和哪些职位发生工作关系,以及需要于企业外部哪些部门和人员发生工作关系。

5)使用设备、工作的环境与条件

使用设备,就是工作过程中需要使用的各种仪器、工具、设备等等。

工作的环境和工作条件,包括工作的时间要求、工作的地点要求、工作的物理环境条件等等。

6)任职资格

综合各方面的研究成果,一般来说任职资格应包括以下几项内容:

所学的专业

学历水平

资格证书

工作的经验

必要的知识和能力

身体状况

职位说明书范例

职位名称

部门

工作内容:

任职资格:

1.学历要求:

2.工作经验要求:

3.必要的知识和能力:

4.综合素质要求:

5.其他要求:

工作环境:

1.工作地点:

2.工作条件:

 

五、职位说明书的发展趋势

结合工作流程编写“履行职责”成为一个趋势。

在搞清楚工作链相互关系的基础上,只须在描述职责的任务时加入对象状语即可。

企业越来越重视职位规范,尤其是其中的能力和素质要求,以“素质模型”为主要标志的新的招聘标准正在形成。

第三节职位分析的方法

一、定性的方法

访谈法;非定量问卷调查法;观察法;关键事件技术;工作日志法;工作实践法;职位分析的方法

二、量化的方法

职位分析问卷(PAQ);管理职位描述问卷(MPDQ);通用标准问卷(CMQ);O*NET系统;职能职位分析法(FJA);弗莱希曼职位分析系统法;职位分析计划表法(JAS

(一)访谈法

1、访谈法是指与职位的承担者面谈收集信息的一种方法。

优点:能简单、快速地收集职位分析资料,适用性强。

缺点:被访谈者往往夸大其承担的责任和工作难度,容易引起职位分析材料的失真和扭曲。

2、访谈法的类型

个别访谈法

集体访谈法

3、访谈问题提纲

a你平时需要做哪些工作?

b主要的职责有哪些?

c如何去完成它们?

d在哪些地点工作?

e工作需要怎样的学历、经验、技能或专业执照?

f基本的绩效标准是什么?

g工作有哪些条件和环境?

h工作有哪些生理要求和情绪及感情上的要求?

i工作的安全和卫生状况如何?

4、访谈过程中需要注意的问题

a选择最了解工作内容、最能客观描述职责的员工。

b尽快建立融洽的感情,说明访谈的目的及选择对方进行访谈的原因。

c事先准备一份完整的访谈问题表,重要的问题先问,次要的问题后问。

d如果工作不是每天都相同,就请对方将各种工作责任一一列出,然后根据重要性排出次序,以避免忽略那些虽不常见但却是很重要的问题。

e在访谈过程中,职位分析人员只是被动地接受信息。

f如果出现不同的看法,不要与员工争论。

g如果出现对主管人员进行抱怨,职位分析人员不要介入。

h不要流露出对工资待遇方面有任何兴趣,否则员工会夸大自己的职责。

i访谈结束后,将收集到的材料请任职者和他的直属上司仔细阅读一遍,以便做修改和补充。

()非定量问卷调查法

1、非定量问卷调查法是通过将问题制作成问卷发给员工,让其填写来搜集信息。

优点

能迅速得到进行职位分析所需的资料、速度快;节省时间和人力,实施费用较低;调查表可在工作之余填写,不会影响工作;可以使调查的样本量很大,适用于需要对很多工作者进行调查的情况。

缺点

设计理想的调查表费时、费力,设计费用较高;调查表由工作者单独填写,缺乏交流;被调查者可能不积极配合,不认真填写,从而影响调查质量。

2、调查问卷范例

观察法

由职位分析人员直接观察所需分析的工作,记录某一时期该职位工作的内容、形式、过程和方法,在此基础上进行分析的方法。

优点:职位分析人员能较全面、深入地了解工作的要求和内容。

缺点:只适用于工作内容主要是由身体活动来完成而且重复性大、重复周期较短的工作。

(三)关键事件技术(CIT

关键事件技术是通过一定的表格,专门记录工作者工作过程中那些特别有效或特别无效的行为,以此作为确定任职资格的一种依据。

记录的内容包括:

a导致事件发生的原因

b有效和无效行为的特征现象

c行为的后果

d工作者可以控制的氛围

e努力程度的评估

f关键事件记录的操作步骤

g把每一关键事件打印在卡片上。

h让多位有经验的职位分析者对所有卡片进行分类,分类的标准可以统一,也可不统一,对那些分类有争议的事件要讨论,直到取得一致意见。

i对类别予以明确的概括和定义。

j资格条件比较。

(四)工作日志法

工作日志法是由职位的任职者本人按照时间顺序记录工作过程,然后经过归纳提炼取得所需要资料的一种方法。

优点:搜集的信息比较全面,一般不容易遗漏。

缺点:使用范围较小;信息整理量大,归纳工作繁琐。

工作日志表示例

工作日志

名: 

位: 

所属部门: 

直接上级: 

从事本业务工龄: 

填写期限:自日至 

说明:

1、在每天工作开始前将工作日志放在手边,按工作活动发生的顺序及时填写,切勿在一天结束后一并填写。

2、要严格按照表格要求进行填写,不要遗漏任何细小的工作活动。

3、请您提供真实的信息,以免损害您的利益。

4、请您注意保管,防止遗失。

日期

工作开始时间

工作结束时间

序号

工作活动名称

工作活动内容

工作活动结果

时间消耗

备注

 

工作日志填写示例

日期

66

工作开始时间

900

工作结束时间

1730

序号

工作活动名称

工作活动内容

工作活动结果

时间消耗

备注

1

复印

文件

40

5分钟

存档

2

起草公文

代理委托书

1200

1小时

报上级

3

参加会议

上级布置任务

1

30分钟

参与

4

请示

贷款数额

1

20分钟

报批

18

录入数据

经营数据

200

45分钟

承办

 

(五)工作实践法

工作实践法是指由职位分析人员亲自从事所需研究的工作,以搜集相关信息。

优点:获得第一手资料,准确地了解工作的实际过程,以及在体力、知识和经验等方面对任职者的要求。

缺点:只适用于短期内可以掌握的工作或工作内容比较简单的工作,不适用于需要进行大量训练和危险的工作。

 

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